Conseil d’Administration

Le rôle de chacun des acteurs (administrateurs, cadre dirigeant, salariés, bénévoles) est clairement défini et identifié. Les délégations pouvoirs sont en place. Avec la mise en place d’un nouveau CA et d’un nouveau bureau, les rôles, les missions et les délégations ont été redéfinis.

Une Assemblée Générale

L’assemblée générale (AG) est souveraine, elle mandate ses administrateurs qui eux-mêmes mandatent un bureau. De ce principe, il découle que le président ou les membres du bureau ont à se référer à ce pour quoi ils sont mandatés. Et s’ils veulent aller au-delà, il faut être mandaté.

Un Conseil d’Administration acteur de sa politique

L’AKATIJ a connu un essor important depuis les années 2000. Ainsi en une dizaine d’année, elle a créé 8 services et établissements ; l’effectif est passé d’une dizaine de salariés à 56 en 2012. Cet essor, producteur de changement dans l’organisation, a impliqué une adaptation permanente de la part des administrateurs et des professionnels. En effet, chaque création de nouvel établissement est venue interroger la structuration de l’association, ce qui nous positionne dans une culture de l’adaptation, du changement et de l’innovation.

Le conseil d’administration, qui décide des stratégies et orientations politiques de l’association en corrélation avec l’évolution des besoins d’usagers et l’évolution des politiques publiques, est conscient qu’une association ne peut évoluer sans prendre en compte son contexte économique et social. Elle doit aussi être en mesure de mettre en place une bonne gouvernance indispensable pour assurer une charpente solide au développement de l’association. En effet, elle permet de limiter les risques et de sécuriser les parties prenantes dans un but de pérennisation des structures.

Ainsi, à la suite d’une formation avec un juriste, le Conseil d’Administration a décidé de retravailler les statuts, le règlement intérieur et le projet associatif afin d’être en corrélation avec l’évolution de l’Association.

Les nouveaux statuts, après une navette entre les membres du CA et le juriste sont parus au Journal Officiel le 2 février 2013. Une des modifications importantes est le changement de la signification d’AKATIJ :

An nou Kombat Ansanm Tout Inégalité di Jodla.

Le règlement intérieur de l’association a, lui aussi, été revisité et approuvé par l’Assemblée Générale.

Le nouveau projet associatif est actuellement en phase de finalisation et pourra être transmis à l’ensemble des salariés en milieu d’année 2013.

Le CA se réunit au minimum une fois par semestre. Toutefois au cours de l’année 2012, en lien avec tous les projets, il s’est réuni quasiment tous les mois. A la demande du Président la Direction a participé à chaque rencontre afin de faire du lien entre les administrateurs et les salariés, mais aussi pour informer des avancées des projets. Il s’agit, aussi pour la directrice, d’éclairer, le Conseil d’Administration sur les enjeux du futur et de l’accompagner, par sa technicité acquise à travers son expérience et sa formation, dans les prise de décisions.

Une étroite collaboration entre le bureau et la Direction

Composition du nouveau Bureau

Le Président : Mr DE BLANES Jean Louis

Le Binôme Président/Direction : une relation de confiance

Une rencontre hebdomadaire de 2h a lieu entre le Président et Direction. Cette rencontre s’est mise en place à la suite de l’élection du nouveau Président. Elle a été l’occasion, entre autre, de construire une nouvelle relation de confiance. Le binôme Président/Direction représente la tête de l’association. Par conséquent c’est aussi à partir de ce binôme que se construit la gouvernance. Elle se doit donc d’être opérationnelle, transparente et honnête.

Ces rencontres ont aussi permis de retravailler le Document Unique de Délégation, outil obligatoire et indispensable pour assurer une bonne gouvernance. Ce travail a favorisé une clarification du rôle et des missions de chacun.

Un bureau investi dans cette gouvernance

Une rencontre mensuelle entre le Bureau et la Direction

Le Bureau se réunit une fois par mois. La Direction anime la première partie et présente l’avancée de tous les projets, l’actualité des services, les événements rencontrés au cours du mois quelque soit le domaine (management, financement, partenariat, ressources humaines, litiges, sécurité, discipline, etc.).

Les propositions, soumises par la Direction, lors de ces réunions sont débattues en toute confiance. Elles ne sont pas forcement complètement développées et peuvent faire l’objet d’options également débattues. Une proposition non retenue ou modifiée n’est pas un acte négatif remettant en cause la pertinence de jugement ou même la compétence de l’équipe de direction mais légitime l’angle de vision différent qu’apportent les dirigeants bénévoles. Le bureau peut également mettre en évidence une faiblesse d’argumentaire sur un aspect de la proposition; celui-ci devra être retravaillé par l’équipe de direction. Pour certains sujets importants, un groupe de travail transversal incluant membres du bureau et salariés peut être constitué, les résultats de ses travaux seront débattus en bureau.

La Direction du fait de sa dernière année de formation CAFDES a été absente très souvent. Elle a cependant pu s’appuyer sur des chefs de service et sur un service administratif opérationnel.

Le comité de Direction

La Direction de l’association est assurée par Estelle Jeanneau. Elle est chargée, par délégation du Conseil d’Administration, de la définition et de la conduite du projet associatif, des différents projets de service et de l’intervention auprès des différents publics. Elle est responsable de la sécurité des personnes et des biens qui lui sont confiés. Elle anime et gère les ressources humaines. Elle assure la gestion administrative, économique et financière de l’association.

L’association AKATIJ a fonctionné en 2012 avec 5 chefs de service sur chaque pôle d’activité. Ils assurent, par délégation de la Direction, la mise en œuvre du projet de chaque structure, la gestion, l’animation et la coordination des équipes. Ils veillent à la qualité de l’accueil et des réponses apportées aux usagers s’adressant aux différentes structures du pôle.

Afin d’assurer la gouvernance, il existait en 2011 des temps d’échanges et de réflexion hebdomadaires que nous appelons les réunions cadres. Ces temps ont été réorganisés et mieux structurés en 2012 du fait de la formation CAFDES de la Direction. Nous assurons ainsi une gestion transversale de tous les services.

Nous avons une journée de 8h de travail sur des thèmes précis de réflexion essentiellement orientés sur l’amélioration de la communication en interne (point central étant donné l’éloignement géographique) ainsi que l’amélioration de la gestion transversale de tous les services.

Le Conseil d’Administration.

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